¿Cómo realizar reuniones de coordinación CAE de manera eficiente?

Reunión entre miembros encargados PRL.

Es muy importante el seguir una metodología a la hora de realizar reuniones de coordinación entre las distintas contratas o subcontratas para asegurarnos que den lugar a actividades productivas y eficaces desde el punto de vista preventivo. Incluir dichas reuniones en el procedimiento CAE de su empresa es vital para garantizar el cumplimiento de la metodología.

Una reunión fructífera nace de una correcta metodología y una fijación previa de los objetivos de esta reunión. En los siguientes puntos se describe que aspectos deben estar planteados y definidos para ello:

• Establecer objetivos de dichas reuniones: previamente al inicio de la actividad y en función de las características de esta, debemos definir una serie de aspectos fundamentales que deben quedar aclarados. Por ejemplo, cómo actuaremos en caso de emergencia, qué productos químicos entraran en juego, con que energías se trabajara y qué procedimiento de consignación se seguirá durante la tarea, qué normas básicas de seguridad se ha de cumplir, etc. Pueden parecer aspectos simples y básicos, no obstante, por tal característica se suelen dejar aparte e, incluso, no ser tratados, ya que se dan por supuesto, resultando en un gran error por parte del personal responsable de la CAE.

• Redactar un formato que sirva de acta de coordinación: toda reunión, especialmente si es formal, debe acabar con un acta que recoja lo expuesto y pactado en dicho encuentro. Las reuniones de trabajo sin conclusiones claras (por ejemplo, los objetivos mencionados en el anterior apartado) resultan de poca utilidad. Para la contrata principal o el propietario del centro de trabajo puede resultar sencillo “imponer” el formato propio para tales reuniones. En caso de no ser así, sería necesario consensuar un formato entre todos los participantes de las reuniones de coordinación.
• Elegir los interlocutores correctamente: es fundamental que el personal que acuda a las reuniones de coordinación represente y domine lo mejor posible los temas a tratar. Si bien el objetivo es puramente preventivo, es más que posible que se traten temas relacionados con el proceso productivo, uso de equipos de trabajo o productos químicos (no hay que olvidar que la mayor parte de los riesgos laborales derivan de dicho proceso). Los interlocutores deben estar en disposición de aportar información al respecto y soluciones preventivas en caso de ser necesarias. Estos interlocutores, a su vez, tienen el deber de trasladar la información y los planteamientos preventivos que se recojan como fruto de dicha reunión. También es importante que en sus organizaciones estos participantes tengan la autoridad interna suficiente para imponer estas condiciones laborales, ya que pueden suponer modificaciones en los procedimientos de trabajo para adaptarlos a los riesgos presentes.
• Mantener una periodicidad adecuada: la reunión de coordinación debe ser siempre con carácter previo al inicio de la actividad, pero puede ser necesario establecer un calendario de reuniones, por ejemplo, si la actividad cambia de fase y con ella los riesgos presentes o en caso de incorporar un nuevo equipo de trabajo o maquinaria que conlleve un proceso diferente. Los responsables PRL de las contratas o bien el titular del centro deberán, en base al trabajo y sus riesgos, establecer un programa adecuado de reuniones.
• Integrar en el procedimiento de CAE las reuniones de coordinación: con el fin de lograr que las reuniones de coordinación cumplan con los puntos anteriormente planteados, resulta esencial incorporar este medio de coordinación al procedimiento de CAE de cada empresa, definiendo todos los puntos anteriores e incorporando todos aquellos que resulten de relevancia.