La inducción en procesos de gestión documental

Introducción

Ante el acceso de una empresa contratista a nuestras instalaciones, tenemos el deber de informarles de los riesgos que pueden encontrar en nuestras instalaciones y que, por tanto, pueden afectar a los trabajos que vayan a ejecutar.

Para cumplir esta obligación legal se debe en informar a las empresas concurrentes, antes del inicio de la actividad y ante cambios relevantes, sobre:

• Los riesgos del centro de trabajo y que puedan afectar a las actividades desarrolladas en éste por las empresas contratadas y/o subcontratadas.
• Medidas preventivas para prevenir o protegerse de los riesgos.
• Medidas de emergencia y actuaciones a seguir por las empresas presentes.
• Necesidad u obligatoriedad de realizar las tareas según procedimiento de trabajo establecido.
• Definición explícita de la obligatoriedad de obtener permiso o autorización de trabajo para la ejecución de determinadas tareas por su especial peligrosidad.

Opcionalmente, se pueden enviar otros documentos de interés, como, por ejemplo: código de conducta, política de calidad, medioambiente y prevención, información sobre su interlocutor en materia CAE…

INDUCCIÓN: Gestión Documental Preventiva

No obstante, puede que, en ocasiones, nos surja la duda de si está documentación preventiva llega a manos de los trabajadores de nuestras contratas. Por ello, actualmente, muchos clientes optan por reforzar este intercambio, realizando una formación a los trabajadores de sus contratistas sobre la información preventiva de su centro, antes de acceder a realizar los trabajos. A esta acción formativa se conoce con el nombre de inducción.

Sin embargo, esto no supone una tarea fácil para el personal de prevención de riesgos laborales, ya que se suma a la multitud de labores que deben realizar en su día a día. Además, hay que tener en cuenta que las contratas puedan necesitar acceder a horas en las que ya no está disponible nuestro departamento de prevención.

La automatización de la formación de Inducción y la CAE

Hoy en día es posible automatizar los procesos de inducción, utilizando plataformas de formación online u otros medios digitales para la impartición, certificación y registro de esta formación, ahorrando esfuerzos y tiempo al personal de prevención de riesgos laborales. Estas plataformas, no sólo imparten dichas formaciones, sino que generan los propios certificados, incluso pueden incluir exámenes con los que verificar la adquisición de conocimientos por parte del trabajador.

Si estás interesado en automatizar la inducción, puedes ponerte en contacto con nosotros.